VERFAHRENS-
DOKUMENTATION

Spätestens seit den neuen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und dem Datenzugriff (GoBD) jeder Unternehmer eine sogenannte Verfahrensdokumentation

Aber was ist eine Verfahrensdokumentation und wofür brauche ich das?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Man beschäftigt sich in der Verfahrensdokumentation zum Beispiel mit folgenden Fragen:

  • Wie werden Rechnungsnummern vergeben?
  • Wie erfolgen Stornorechnungen?
  • Gibt es spezielle Nummernkreise?

Die Verfahrensdokumentation muss dem Finanzamt auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Diese soll einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen.
Auch wenn mit der Verfahrensdokumentation eine Vorgabe der Finanzverwaltung erfüllt werden muss, werden mit der Analyse der eigenen betrieblichen Abläufe sehr oft Verbesserungsmöglichkeiten erkannt. Unnötige, manchmal gar unsinnige Handlungsabläufe, die sich über Jahre hinweg manifestiert haben, werden erkannt und können verändert werden. Chancen können erkannt und Risiken behoben werden.

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation, sprechen Sie uns an!